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    可口可樂選擇萬古科技ehr系統,打造智慧一流企業

    發布時間: 2012年07月27日 分類:媒體報道 文字來源:e-works

    天津可口可樂公司(以下簡稱天津可樂)于1998年選擇了北京萬古科技股份有限公司(以下簡稱萬古科技)的人力資源管理系統,該系統囊括了從人事、薪資、考勤到招募、培訓等全方位的人力資源管理信息化服務,可大大縮短企業運營周期。作為分支機構龐大,人員數量眾多,管理復雜的快速消費品行業的龍頭企業,天津可樂是如何處成功實施eHR系統并游刃有余地管理好企業的呢? e-works記者近日連線了天津可樂的人力資源部經理張志英女士,進一步揭開天津可樂的HR管理系統成功之路。


    天津可口可樂


    天津可樂應用的是萬古的HR系統,1998年11月上線,歷時3個月。為什么要實施HR管理系統,套用張經理的一句話來說:上系統的原因簡單地說是人力資源角色的轉變,從管理型向服務型轉變,從事物型向專業型的轉變,提高工作效率。目前,快速消費品行業商品多為批量生產、渠道銷售,因而在激烈競爭的市場環境下,所有行業都需要企業流程的快速響應。而當一個企業擁有獨特的人力資源時,其在企業戰略的形成中將會成決定力量。良好的人力資源管理與開發將直接改善一個企業的生態環境,優化業務流程,提升競爭能力。從某種意義上講,人力資源部門工作的有效性,已經成為了促進企業發展的戰略性因素。


    天津可樂與萬古科技已攜手十年

    天津可樂飲料有限公司是1993年12月23日正式成立的,公司是以生產和銷售可口可樂飲料為主,公司的產品除面向天津銷售外還經銷于河北和內蒙兩地。公司擁有勞動合同制員工1500人,勞務人員有800人,旺季還有臨時用工,公司下屬有三一級大部門:銷售市場部、供應鏈部和支持部;16個二級部門;59個三級部門;85個核算中心;253個五級部門。目前人力資源部門主要直接負責其中70多個部門的人員工資核算,績效考核,人員招聘,而且這70多個部門中的大多數部門都在外地,其中人力資源部門只有3名員工分別管理企業員工的績效、工資核算、社會保險等,并且每個月的核算任務總是當月又快又好的完成,其余的人力部門員工可以更好的為企業戰略服務,人力資源得到有效的釋放。


    天津可樂ehr系統部門規劃


    巴西輕拍翅膀,可以導致一個月后德克薩斯州的一場龍卷風。這就是所謂的蝴蝶效應,而HR就象這只蝴蝶。從企業角度出發,快速發展中人才從哪里來?面對企業經營轉型、重組等重大變革,人員結構和崗位結構該如何調整?企業跨區域跨行業運營與擴張,如何實現不同區域快速、彈性的人力資源部署和能力復制?企業的人工成本的比重到底有多大,彈性有多大?面對同行的激烈競爭,關鍵崗位、關鍵人才穩定嗎?面對薪酬調整,如何測算未來人力資源的壓力和機遇從人力部門所擔憂的是:如何保證薪酬體系的科學、合理;確保對關鍵崗位、業務骨干給予具有市場競爭力的薪資標準;如何擺脫繁重的薪酬調整、核算、統計、發放等事務性工作,如何對整個集團的人力成本進行有效的控制等等。


    但開始的時候情況并不像這樣一帆風順。隨著天津可樂公司的多元化戰略實施、業務發展和對人才需求的增加,天津可樂在人力資本管理的業務流程、管理模式、信息管理和信息查詢與統計分析等方面都遇到了新的挑戰。其中,人事管理方面出現的問題最多。原有的工資系統已經無法滿足人事管理人員的日常工作和公司戰略實施的要求,各部門之間存在著明顯的斷層,如一座座信息的孤島。


    1、工作周期拉長公司原先采用的是一套自制的工資系統,內部的資訊實際上沒有專門研究人事的人進行有效管理,所以導致人力資源部每個月必須要完成的任務繁重,從月初到月底都是剛性的工作,一項都不能少。但是內部搜集和審核考勤等等這些工作量非常巨大的,要同時面對70多個部門,而且多是外地部門,等到資料搜集匯總后,留給部門內部的時間非常少。龐大的人數規模、多帳套薪資福利處理、考勤數據異常龐大,由于又是外資企業,薪酬是保密的,在不能請外人幫忙的情況下,人力部門所面臨的壓力是可想而知。


    2、工作流程繁瑣、重復員工管理流程太過分散,不符合實際操作要求,員工入職、轉正、離職等狀態,需要在多個界面中切換,并且無自動操作或者到期提示功能;員工信息會出現對應錯誤的情況,系統顯示的員工信息和實際維護的不一致,修改過后,又會發現出現錯誤;新建員工信息繁瑣,需要各地的先行用EXCEL表格建立好后才可以做后續動作;員工信息分類粗糙,無法定義一些特定的員工屬性,導致做數據分析和福利運算的時候沒有依據,仍需很多手工的工作量才能完成。


    3、數據錄入繁瑣且準確率低。由于天津可樂是個大型的外資企業,導致積累起來的歷史數據非常多,但不能丟掉。如果不將歷史數據導入新的系統,會造成現在的考勤和休假等沒有歷史依據,而且公司審計也需要查看歷史數據。舊有的工資系統根本無法做到數據的及時準確的錄入,由于天津可樂是采用工號制,一人一個工號,所以一旦出現重名的員工,數據錄入就極易出錯致使工資發放錯誤,員工怨聲載道。


    4、員工能力得不到有效釋放:為了能及時、準確地進行人力成本的計算,公司HR的大部分工作時間都在從事繁重的薪酬調整、核算、統計、發放等事務性工作。在考勤和薪資管理方面,可以想象,每月同時處理上千員工的考勤統計和工資發放需要耗費多大的精力。張經理回憶未上系統前:現在回想起當時一夜一夜加班的情景,真是不堪回首。作為主管我心里是又心疼有心急,只靠任勞任怨不是長久之計,巧干要加實干,最好的解決方法就是引進數據采集。


    面臨這樣的重重困境,張經理毅然決定運用HR系統解決人力瓶頸。公司于1998年8月與萬古合作,那么為什么要相中了萬古呢?張經理解釋:主要是因為這套HR系統能夠滿足大型企業人力資源管理的需要,這是最主要的目的。其次,就是他們客戶至上的文化吸引了我們。萬古科技跟我們合作,今年是第十一個年頭了,給我的感覺是萬古科技從老總到工程師是實實在在的為客戶排憂解難。


    天津可樂ehr系統結構圖


    十年的相知相守,伴隨著天津可樂走過了那一段崢嶸歲月。萬古的第一家eHR系統客戶,天津可樂第一次深入認識萬古科技,雙方的第一次共同結出了十年之花,并還將續寫下個十年。


    HR的蝴蝶效應:HR管理e化,助力企業快速發展

    一只蝴蝶在亞馬遜輕拍翅膀,可以導致一個月后德克薩斯州的一場龍卷風。這就是所謂的蝴蝶效應,而HR就象這只蝴蝶。從企業角度出發,快速發展中人才從哪里來?面對企業經營轉型、重組等重大變革,人員結構和崗位結構該如何調整?企業跨區域跨行業運營與擴張,如何實現不同區域快速、彈性的人力資源部署和能力復制?企業的人工成本的比重到底有多大,彈性有多大?面對同行的激烈競爭,關鍵崗位、關鍵人才穩定嗎?面對薪酬調整,如何測算未來人力資源的壓力和機遇?人力部門所擔憂的是:如何保證薪酬體系的科學、合理;確保對關鍵崗位、業務骨干給予具有市場競爭力的薪資標準;如何擺脫繁重的薪酬調整、核算、統計、發放等事務性工作,如何對整個集團的人力成本進行有效的控制等等。


    對中國企業而言,HR管理的概念無疑是一種舶來品。中國企業應該怎樣系統地建立與發展其人力資源管理體系?而不是在不考慮企業自身所處的發展階段以及內外部環境的情況下盲目的選擇信息系統,頭痛醫頭,腳痛醫腳,治標不治本。但是在當今巨大的市場競爭壓力下,企業無法自發地慢慢解決問題,他們需要的是跨越式提升。而信息化與HR管理的完美結合,無疑是迅速提升企業HR管理層次的最佳途徑。它能在最短的時間內使企業的HR管理體系完成先僵化、再固化、后優化的嬗變,從而建立起適合中國企業實際情況的信息化、網絡化、標準化及職業化的HR管理平臺。天津可樂的張經理進一步剖析道:企業要持續性地發展必須要不斷經營人才,使員工合理需求得到滿足,同時員工的個人價值得到體現,提高對企業的忠誠度。在此基礎上HR必須進行e化!


    1、搭建一個共享的信息平臺


    天津可樂利用萬古eHR系統構建起一個部門與多個部門(外地部門)都能夠訪問的人力資源信息數據庫,按照單位的組織層級,授予相應的權限,對人員的基本信息進行全方位、深層次、多角度的查詢與分析,可以隨時查閱全部員工(包括在職、離職以及試用狀態的員工)的詳細信息以及歷史記錄,包括在公司內部的部門及職位異動記錄,離職率分析,人員分布統計;薪酬福利數據的自動核算及逐級在線審批。


    并且萬古eHR系統更強調安全性,它的權限管理可以自定義到字段,HR不希望看到一個萬能的管理員能夠看到所有的東西,而萬古就可以把二者完全區分開。這是作為外企的天津可樂選擇萬古系統的一個重要原因。如果既可以做授權,又可以在功能上添加、刪除信息,這樣的話就沒有保密可言,而很多HR系統缺乏在安全性方面的考慮。


    不僅是對員工實施權限開放,企業管理者也能夠通過這個統一的信息平臺對整個集團的人力資源狀況和人力資本的分配、使用情況更加準確的掌控,從而挖掘本企業人力資源潛力,進一步從整體上進行組織機構與人員配置的優化,將合適的人安排到適合的崗位上,同時,包括集團CEO、人力資源部經理、子公司經理和員工都能夠從這個平臺上獲取自己所需要的相關信息,促使全體員工都夠參與到集團人力資源管理當中來,在很大程度上減輕了人力資源部在事務性工作上所花費的時間和精力。


    2、簡化業務流程


    天津可樂實施萬古系統后,可以實現薪資調整的逐級在線審批,無需員工拿著紙質工資變動審批單跑上跑下,工資的核算、統計、發放等工作也是一鍵式完成,大大減輕了人力資源管理人員的工作量,子公司在自己的管理范圍內獨立處理業務,集團自動全面掌握子公司薪酬數據,并可以對集團薪酬情況按照相應的統計規則進行統一的分析處理,生成各類工資分析報表,為集團領導提供決策依據。同時,員工可以在自助平臺上查看自己的薪酬表,結合自己的出勤情況與績效考核結果,核對自己的薪酬。


    另外該系統將涵蓋新員工報到、試用期審批、勞動合同辦理、人事變動、薪資發放、職稱評審、直到離職退休各個方面。一個員工從進入隧道公司起,該系統就開始為他跟蹤服務了。系統在人的操作下,模擬日常人事業務,快速辦理各種流程,自動生成相關信息,將任何一個細微的變動保留下來,從而真正起到了事半功倍的效果。組織機構透明化,全面系統顯示出了公司的總體架構及各級職位的遞階關系;對于每個職位所具有的人員能夠較詳細的描述其各項屬性細節;通過鏈接進入可以得到每一級別的單獨圖形,更加方便實用。


    3、服務于企業戰略


    企業可以分為四類人,企業決策者、直線經理和員工、專業的人力資源管理者和HR專員,他們都參與人力資源管理,但卻有著不同的需求。例如,決策層更需要了解企業總體人力資源情況和企業績效;員工更多關注每天的工作是否可以簡單、有效率,這兩類人員分別站在不同的角度去思考和界定人力資源。


    而HR系統的引入不僅減少企業人力資源行政的負荷,讓行政事務處理的比重降低,更可以增加人力資源部門戰略管理角色的份量。通過以上的角色轉化,可以使人力資源管理模式發生戰略上的轉變,并且能夠更好的為HR部門贏得時間,讓人力資源管理工作更準確和及時,使人力資源部門轉向戰略。從而,真正為企業提供人力資源e化的全方位的解決方案,優化人力資源管理流程,提高工作效率,改善人力資源管理部門的服務質量,提供決策支持,幫助企業實現戰略性人力資源管理的轉變。


    后HR時代-積極向管理轉型

    天津可樂ehr系統助力HR管理轉型


    天津可樂的張經理認為:企業的后HR時代,將是把HR服務向HR管理轉型的時代!當面對來自高管的戰略需求時,HR部門仍不可避免地要處理日常的選、用、育、留等相關業務。因此,身為HR主管,在有限的資源下該如何滿足這些營運需求呢?


    所以越來越多的人力資源管理部門已經從服務性部門轉變為支持企業經營決策制定的企業戰略部門,成為企業高層決策者的戰略伙伴。隨著角色的轉變,人力資源管理業務也從部門級應用升級為企業級應用,工作重心也將從關注功能和業務流程,轉變為關注管控與價值分析;管理手段從粗放式管理開始走向精細化管理和科學決策。發揮人才潛能,幫助企業提升競爭力。而堅持持對人才的管理和發展。這不僅是現代企業所面臨的棘手問題,更是企業持續發展必須從根本上解決的問題。


    1、戰略調整 HR戰略性轉型的范疇包括發展人力資源戰略藍圖,以支持公司在全球不同的發展階段,符合跨國組織所需要達成的戰略重點,企業可以利用平衡記分卡,對企業內部的財務、客戶、企業內部流程、學習與成長作出具體評量,定期對人力資源活動的成本效益及營運的績效進行測評;另外,也可重新檢視HR部門組織架構及作業,同時提出最佳的管控模式,協助企業搭建所需的組織架構及戰略性人力規劃,其目的是提高組織成員對于營運績效的達成及價值創造的影響。


    2、流程細化 HR部門可以制定相關的績效考核制度,制度的設計及導入必須與公司經營戰略相連接。同時,為了適應不同管理目的,需要規劃不同的執行模式,以落實公司經營戰略的實際效果。制度設置包括人力資源角色與職責、評估及導入、人力資源流程改善以及其服務模式等。企業通過制度的建立逐步將日常的事務性工作分解、細化,從而提高工作效率;改善人事部門的業務流程,提升客戶滿意度。


    后記:古人云:善用兵者,避其災而乘其利。企業應用eHR系統的最終目的是達到革新企業的管理理念,而不僅僅是改進管理方式,優化人力資源管理。通過減少HR工作的操作成本、降低員工流動率。萬古科技為天津可樂搭建的人力資源管理系統,考慮了企業人力資源管理和發展的方方面面,所以才能促成超過十年的合作。


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