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    電子簽名是大勢所趨,應該怎么和人力資源管理系統有機結合

    發布時間: 2022年09月22日 分類:萬古發現 文字來源:萬古科技

    最近幾年,因為居家辦公、交通受阻等原因,不少企業不得不開啟了電子合同簽署的業務,但也有不少咨詢人力資源管理系統的企業,乃至于萬古科技的eHR系統老用戶總是問,這個電子簽名“靠譜”嗎?會不會不合規或者攤上麻煩之類的。鑒于最近剛好有相關的文件推出,我們就借著這個時機談談企業為什么要選擇電子簽名?!?a href="http://www.pcsmicromecanique.com/dzqm.html" target="_blank">如果想要詳細了解萬古科技的電子簽名服務可以直接點擊此處】


    萬古科技HR軟件系統可進行在線電子簽名管理


    電子簽名是國家倡導的“趨勢”

    2022年9月15日,國務院發布了《關于進一步優化營商環境降低市場主體制度性交易成本的意見》,這個文件中就明確提出了:· 要推廣和擴大電子合同、電子簽章等應用,推動實現更多涉企高頻事項異地辦理、“跨省通辦”。這已經不是國家相關部門第一次出臺相關的政策和法規。國家早在2004年就正式出臺了《中華??共和國電?簽名法》,提到“可靠的電?簽名與?寫簽名或者蓋章具有同等法律效??!彪S后,民法典、民事訴訟法等先后對電子簽名做出了相關的有效性規定和保障。僅僅從2019年到現在,就已經有超過三十個國家部委明確?持電?合同的應?。所以電子簽名是國家大力倡導的趨勢。


    人力資源管理采用電子簽名也是大勢所趨

    2020年以來,因為疫情的原因,不少城市先后采取了居家辦公、城市靜默等措施,時至今日已有三年多的歷史。這段時光,對于企業的運營環境、管理方式等等都產生了及其大的影響。對于人力資源管理領域而言,影響也是深遠的,就簡單說幾個,招聘從線下轉成了線上遠程面試,人力資源管理系統越來越重視手機端的應用和在線審批等方式,入職手續等因為遠程辦公和快遞受限等原因,不得不轉成了電子簽署。這,也是電子簽名頻繁被提及的原因之一。這是企業響應政府降低市場負擔和成本的體現,也可以通過電子簽名等在線辦公的舉措大大提高企業辦公的效率,節省書面蓋章的時間。電子印章會經過嚴格的審核過程,包括企業認證和個人認證等,這也是為了保證企業權益和法律效益。


    萬古科技eHR系統在線電子簽名服務


    電子簽名為人力資源管理和HR軟件帶來的幫助

    電子簽名可以加強人力資源管理系統的管理力度

    人力資源管理系統作為一種智能化管理人力資源流程和工作的軟件,它雖然是一種IT技術平臺,但也得依賴不少的線下操作,例如入職的時候簽署合同,如果不采用電子簽名的形式的話,就必須得涉及紙質文件。而且也會導致一些節奏的不可控,例如對于電子印章的監控,蓋了什么文件等。如果采用電子簽名,電子印章的使用過程就可以做到在系統中全面監控,可回溯查詢,也有明確的用章管理部門、責任人,支持多個管理者共同管理。萬一出現極端情況時,追責也更明確,所以對于人力資源管理系統而言,是大大的提高了管理力度的。


    電子簽名使得HR軟件可以實現多線程管理,提高效率

    當需要使用印章的時候是不是時常會出現,蓋章審批程序走完了,印章卻不見了!可能是管理印章的人外出了,可能是印章被某個部門借著帶出去辦事了,無奈啊,這種情況下就只能干等干著急。但如果采用了電子簽名就簡便多了,審批完了以后直接在線蓋章,就算審批人暫時不在公司也不耽擱,拿出PC或者直接手機登錄HR軟件,在線蓋一下即可。而且因為合同管理更便捷,電子合同管理起來方便,查詢也快捷,還支持多個線程同時運作(合同A和合同B甚至更多的合同同時在線走流程和蓋章),這樣就能大大的提高人力資源管理的效率。


    電子簽名可降低eHR系統在管理中面臨的風險

    不少企業認為使用電子簽名可能增加面臨的風險,例如法律風險,被盜的風險等,但實際情況確是相反的,作為eHR系統管理的強有力助手,電子簽名采?了超高強度的加密?段,可輕松抵御?然或?為因素引發的丟失、泄露等風險。而且不少企業應該都遇到過需要將公章進行郵寄的情況,這種丟失的風險其實更大。另外,“人肉帶章”其實也面臨較強的丟失、被盜、被惡意借用的風險,電子簽名反倒可以省略這些風險。而且因為簽章的調?全程可溯源,屬于透明化管理,這也大力保障了簽名文件的安全性。


    萬古科技人力資源管理系統在線電子簽名服務


    電子簽名可節省人力資源管理系統運作成本

    人力資源管理系統運作的成本包含的內容非常多,但電子簽名的加入可以大大的節省這些成本,例如:紙質的合同在打印制作和保管時都會涉及成本,紙張費用、墨盒的費用,保存文件的柜子和場合的購買租賃費用,某些大型企業甚至需要為文件的保存設置一個或幾個專用人員,當有人員需要調用文件的時候還存在翻找和走手續的時間成本,合同簽署完畢以后還得需要郵寄……這些費用看起來不起眼,但可以問一下HR或相關的管理人員,成本其實不低。采用電子簽名后,這些手續都可以通過人力資源管理系統進行管理,所有的文件都電子化,保存在云端或者電腦內,進行定期備份保存即可,既方便查找追溯又節省運作成本。


    電子簽名可用于人力管理系統的所有階段

    在萬古科技的人力資源管理系統內,人員管理的所有階段都可以用到電子簽名服務,入職時簽訂勞動合同、發放員工手冊和相關規范守則等文件,在職時簽訂相關的斜體(培訓協議、績效考核協議得)開具收入證明,離職階段簽署解除合同通知函、簽署競業協議、開具離職證明等,因為電子簽名的存在,大大的節省了人力資源管理操作的時間。但需要強調一點的是,所有合同文件的簽署都需要基于企業和員工協商一致的前提進行,避免出現不必要的爭端。HR軟件對于企業的幫助也是基于員工的配合才行,這樣才能做到雙贏。


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