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    挑選人力資源管理系統的流程管理模塊時需要關注的七個要點

    發布時間: 2022年09月29日 分類:萬古發現 文字來源:萬古科技

    不少企業在挑選人力資源管理系統時,重視基礎模塊的挑選,卻往往容易忽視一個非常重要的輔助模塊,那就是流程管理模塊。在萬古科技eHR系統建設的經驗中,見證過不少因為流程管理不當而導致整個HR軟件系統陷入被動的案例,那么,在挑選人力資源流程管理系統/模塊時,需要關注哪些要點呢?【如果想直接了解萬古科技人力系統的流程管理模塊請點擊此處


    人力資源管理系統的流程管理模塊對于企業HR軟件的影響


    1、人力資源管理系統供應商的經驗會充分影響流程模塊的科學性

    這一點放在第一條是因為萬古科技見過太多因為人力資源管理系統供應商的經驗缺乏而導致系統整體“不好用”的案例。人力資源管理是一個以“人”為根本的過程,不管它有多少模塊,怎么處理每一個模塊之間的流程其實是一個“見多識廣”慢慢積累的過程。A企業績效考核時,需要先讓員工填完績效表格后由經理審核后才能被上級看見,B企業為了避免上級干預下級的考核而影響考核的客觀性,經理是最后一個審批績效的人。這些情況都是可能出現的,也沒有什么對錯。但經驗豐富的供應商能為企業提供更具科學性的流程搭建建議,避免出現流程性錯誤而導致工作無法進行下去。


    2、先確定人力資源業務流程再購買eHR系統

    不少企業有一個誤區,就是買eHR系統先定好模塊、挑好供應商再去談業務。但其實不管是哪家供應商,為企業搭建的人力資源管理系統都是基于企業確定的人力資源業務流程進行的。當然,不少eHR系統有它既有的流程,這是基于大部分企業在管理時的常見流程搭建的,就像大家都會默認,先走入職程序,再進行每個月的考勤、績效、培訓管理,然后才能評估崗位價值。但有沒有可能,企業會和候選人簽訂培訓協議,先進行一段崗前培訓,考試合格以后才能正式辦理入職,不能入職的可以領取培訓期間的補償呢(只是舉例,不糾結合法性)?如果沒有考慮好這一點,可能在模塊的選擇上會發生浪費或者缺失。企業也需要考慮,自己的人力資源管理是不是需要定制的。


    3、HR軟件系統建設前需要反復確認流程管理中的審批鏈條及節點

    關于這一點,HR軟件系統的供應商除了提醒企業要先確認審批鏈條及節點外,是無法干預太多的。畢竟每家企業的部門設置,管理崗位和需要審批的節點不一樣,不少企業其實在搭建系統前也不一定能形成系統的架構,這就需要HR們根據平常業務審批的經驗進行梳理。只有將鏈條及節點確認后,才能確認每一個流程可能涉及哪些模塊、哪些崗位,需要調用哪些數據和資料等。例如某個流程應該由誰發起,需要幾個人審批,是否需要上傳附件,哪些人有權限查看等等。


    eHR系統中流程管理模塊至關重要


    4、人力系統有多少模塊和模塊間的關聯度決定流程管理的覆蓋程度

    每家人力系統供應商旗下產品的模塊都是有差別和側重的,它可以覆蓋多少業務以及這些業務之間是否是互聯互通的,完全可以決定流程管理可覆蓋的程度。例如A企業可以提供招聘、入職、薪資模塊,但沒有績效模塊,那么在設計流程時,就無法將績效有關的節點加入到系統內。又或者,以上模塊之間的數據沒有互聯互通,是各自獨立的,在設計流程的時候,可能就沒有辦法調取內容,也只能局限于已有的模塊進行管理。所以建議企業先規劃好自己需要管理的流程,盡量多的規劃,就算分成1期、2期……,也至少得保證尋找的供應商業務能覆蓋這些模塊,以及各個模塊之間的關聯度。


    5、流程管理的開放程度會影響整體人事系統的使用度

    在設計人力資源管理流程時,會涉及一些細節,例如發送一個候選人入職審核的流程,是否有通知的功能,允許多少人查看,是否允許相關部門監控進度,允許多少人監控,是否允許這個審核在不同的部門或管理者之間傳閱,當發現出現某些問題的時候,是否允許流程內的相關人員進行溝通,并修改等。這些“是否允許”都涉及這個流程設計的開發程度,當允許的節點足夠多,就會給更多人以選擇權和參與權,這會嚴重對于該人事系統的使用度產生較大的影響。所以HR們最好先根據企業文化、制度等綜合因素考慮好。


    6、流程審批的靈活度影響后期人力資源管理系統的友好度

    關于流程審批的靈活度,大致就是當HR發起了某個流程,例如一個招聘面試的流程,如果這個流程錯了怎么辦?時間設置錯了,允許修改嗎?還是必須作廢重新發起?當流程審批人出現了緊急狀況,例如出差了,離職了或者因為某些特殊原因無法參與審批了怎么辦?是只能作廢流程,還是可以隨時更換審批人,或者添加新的審批人進去。當流程處理期間企業管理流程發生了改變怎么辦?是只能作廢該流程,還是可以添加新的控制點……這些都與審批流程的靈活度有關,是否允許會決定當流程發生改變時,是不是可以靈活去控制它的去向,如果只能推倒重來,可能涉及的工作量會變大,也會使參與者的體驗度降低,不夠友好。


    7、流程管理的可定制化程度嚴重影響HR軟件的效率

    前面第2點有提到,不少企業的人力資源管理流程是具有特殊性的,當企業的管理流程與供應商的既定流程發生沖突的時候,如果無法定制會導致HR軟件的整體質量嚴重下降。例如上文提及的,如果企業要求員工在入職前需要參加崗前培訓,但HR軟件不支持,又不允許定制的話,企業便只能先給員工辦理入職流程,最后不達標的再走離職流程,這會導致管理效率下降(此處只是舉例,不考慮合法性)。所以企業在挑選HR軟件時,最好尋找對流程管理具備定制能力的供應商。


    流程管理模塊會嚴重影響HR軟件系統的使用


    上面7條是萬古科技根據二十多年人力資源管理系統研發和實施經驗總結出來的經驗,企業選擇HR軟件需要充分考慮企業的資金實力、管理需求、企業文化等等因素,挑選一款和企業需求更匹配的eHR系統會大幅度降低后期可能出現的問題。關于人力系統的挑選注意事項還有很多,歡迎企業聯系萬古科技交流:400-8048-819.

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