2021年初，北京萬古科技股份有限公司（簡稱萬古科技）與上海煙草機械有限責任公司（以下簡稱上海煙草）簽署了eHR系統升級項目合同書，將為上海煙草于2004年基于eHR soft2000搭建的人力資源管理系統進行升級改造。時間進入2022，項目已進入尾聲。當初萬古科技與上海煙草達成合作的事情還歷歷在目，萬古科技eHR系統是用如何助力上海煙草這樣的國有大型企業進行HR改革的呢……

由難到易，上海煙草下決心用eHR系統推動HR變革

時間追溯到2002年前后。隨著全球化步伐的加快，外資大量涌進國門，國外的管理理念和經驗同樣隨之而入。那么，對國有大型企業來說，如何在原有的管理體制上吸收和融入現代化的信息管理方法？在這個充滿探索性而又必須要進行的挑戰中， HR身負重任，并將率先在自身業務中努力實施和實現變革。

世上無難事，只要肯攀登。隨著國有企業對人力資源信息軟件系統需求的增加和國內eHR的日漸成熟，越來越多的eHR系統飛入了國有企業這樣的帝王之家。上海煙草與萬古的成功合作即是一個典型案例。

關于上海煙草

上海煙草機械有限責任公司建于1952年4月2日，系由中國煙草機械集團公司與上海煙草集團公司出資、由原上海煙草機械廠改制而成的股份制公司，其前身是頤中（英美）煙公司浦東煙廠銅匠間，是我國第一家煙草機械專業生產單位，也是我國機械行業的重點骨干企業，1999年成為中國煙草機械集團有限責任公司核心企業。

上海煙草機械有限公司在2002年時占地面積8.14萬平方米，是浦東區內最大的國營企業。企業實行公司制，按專業化分工下設鑄造、金工、裝配、零件等四個分廠。當時有職工1200余人，其中專業技術人員300余名。

上海煙草eHR系統建設項目背景介紹

2002年，上海煙草機械有限責任公司再次進行了全方位、大規模的變革，公司不但要在產品設計、制造、到總裝進行全過程的技術改造，而且還將對信息化管理系統（ERP）進行創造性應用，這就需要公司HR引進一整套人力資源管理系統。消息發出后，數家國內外的HR管理軟件公司紛紛伸出了橄欖枝。從2002年底到2003年下半年，公司HR人員一直在認真地考察。最后，公司在綜合了企業知名度、產品報價、客戶群反映等因素，選擇了萬古科技作為最終合作伙伴。

上海煙草機械有限責任公司規模龐大，日常工作涉及到產品設計、訂單、生產、 出產、售后服務等一個龐大的流程，因此公司對eHR系統的要求主要集中在兩點：

第一，從外部來說，公司需要與上、下家客戶及時溝通和聯系，故而引進的系統要能建立一個平臺，保證集團外部信息的共享。

第二，從內部來說，企業在人事、工資和考勤方面的管理都以紙質記錄和計算為主，系統需要建立能夠保證內部共享的考勤、薪資、培訓、績效考核等模塊，并能跟蹤和管理員工的工作過程信息，包括從試用期到退休/離職的全程以及調動、晉升、休假以及其他流動等。

根據以往經驗，由于人事、考勤、薪資三者是人事工作不可分割的主體，萬古科技在對客戶實施項目時往往是將它們齊頭并進，此后再陸續加入培訓、評估、績效等功能。但在與客戶進行了充分溝通后，萬古科技與客戶達成了一致意見，即把這些任務分割后一一進行，以達到步步為營、邊進行邊修改邊調整邊深入的準確目的。

萬古科技為上海煙草定制的HR管理系統建設方案

萬古公司成功地為上海煙草機械實施了包括人事、薪資福利、考勤休假、培訓、績效、員工經理自助平臺在內的整套eHR系統。

首先，在人事管理方面。萬古科技幫助上海煙草對所有員工資料進行歸納、整理后，分門別類地導入到系統中，并改善上海煙草已有的操作流程，保證在最快的速度下，讓各部門能夠很快地利用系統，使用系統分析數據。萬古科eHR soft2000系統人性化的功能設計，大大方便和簡化了HR的實際業務操作，比如原先非常麻煩的員工內退或退休問題，現在有了系統只要輸入工號，便可立即解決，系統已經將內退或退休的各項內容內置到系統中了.

其次，在考勤管理方面。萬古科技的HR考勤軟件與考勤機硬件系統自動鏈接，員工的所有考勤數據都進入HR考勤系統，并自動分析。按照上海煙草員工實際加班加點的情況，系統可對員工加班終點和計算自動跟蹤和生成，并以星期為單位進行核算。這樣做的結果，一方面規范了員工的務工時間，避免了人為因素的摻入，提高了勞動積極性和效率；另一方面則大大解放了此前HR在這方面的大量運算等勞動，提高了管理水平。

再次，在薪資管理方面。按照上海煙草的實際情況設置薪資計算公式，將員工的薪資、福利和保險等納入計算系統，并按業務需要由不同部門的人來操作，再進行審批。透明薪資由HR部門做，不透明部分由部門負責人做，在領導批示后返回HR部門，直接導入系統進行發放。而在以前，這一流程都是紙質不定期傳送，現在則是定期網上傳送。萬古科技薪資管理系統幫助煙草大大提高了HR業務的自動化程度和準確程度。

第四，在培訓管理方面。ehR系統將所有員工的教育經歷、職業資格和以往培訓等資料進行貯存，并優化了培訓流程的審批：員工可提出培訓需求，由部門匯總，按季度提請審批。此后，系統會對培訓是否進行、培訓開展情況進行跟蹤，為下次培訓提供分析數據和資料。最終，企業搭建了一套培訓框架。最后，在評估方面。這一模塊是在上面各個模塊成功上線后最后進行的。煙草公司在這方面的積累幾近空白，但經過雙方的努力，系統選求閉環效應，采用KBS系統，各部門按照時間、人員、內容等不同情況對任務進行具化分解。同時，公司將目前的戰略方針、企業目標和個人目標等聯系在一起，給予部門一定權限，有效改善了以前個人隨意性會議紀要性等不良弊端。

第一期HR管理系統項目建設成果

經過兩年多的合作，上海煙草的eHR系統建設項目在企業全面變革體系中率先完成，其項目負責人對萬古科技表現大為贊賞。她們評價說：第一，萬古科技表現出的實力、耐心、信任和對客戶的充分尊重都是保證本次人力資源管理系統建設合作成功的首要因素；第二，萬古科技解決問題的效率非常高；第三，從HR角度看，萬古科技交付的整個HR管理系統充滿活力，并認為該項目是萬古科技進入國企的里程碑。